Toepassingen
Videoconferencing ruimte
Dé ruimte speciaal ingericht voor online vergaderingen
Er is geen type ruimte dat wij momenteel meer installeren dan de Videoconferencing ruimte. Daar waar de trend van thuiswerken, samenwerken op afstand en online vergaderen al flink in opmars was voor de wereldwijde pandemie, heeft Covid-19 dit in een ongelofelijk stroomversnelling gebracht. Maar hoe richt je nou een adequate videoconferencing ruimte in? Welke type oplossingen passen het beste bij jouw organisatie en hoe gebruiksvriendelijk zijn die?
Op deze pagina helpen wij jou met het stellen van de juiste vragen en het uitzoeken van de juiste type apparatuur om de vertaalslag van jullie manier van werken te vertalen naar de betreffende en beoogde videoconferencing ruimte.
Welke apparatuur is er benodigd en welke keuzes kun je maken? Lees hieronder welke stappen en onderdelen van belang zijn!
Traditionele videoconferencing systemen met een codec van bijvoorbeeld Cisco of LifeSize hebben ondanks hun hoogwaardige kwaliteit sinds de opkomst van Teams en Zoom toch flink aan populariteit ingeleverd.
Veel organisaties kiezen nu voor het toepassen van vergadersystemen op basis van Teams of Zoom óf maken de keuze voor "bring your own device". Dit laatste houdt in dat de gebruiker platform onafhankelijk kan aansluiten op de (online) vergaderapparatuur in de ruimte en zijn of haar laptop gebruikt om de call te initiëren.
Het is voor elke organisatie dus belangrijk om de vraag te stellen: wil ik een ruimte voorzien van een eigen Teams of Zoom dedicated systeem of wil ik mijn medewerkers de mogelijkheid bieden om zelf platform onafhankelijk te werken?
Wees gerust; een hybride optie is ook mogelijk voor organisaties die graag beide opties mogelijk willen maken!
In een videoconferencing ruimte wil je de persoon of groep mensen waarmee je belt zichtbaar maken. Over het algemeen wordt hiervoor gebruik gemaakt van een monitor.
De keuze voor een monitor in plaats van een projector is gebaseerd op het feit dat de monitor over het algemeen een veel hoger contrast heeft dan een projector. In een videoconferencing ruimte wordt ook vaak gekozen om twee monitoren naast elkaar te monteren.
De ene monitor geeft dan de "far end" weer (met eventueel Picture-in-picture de "near end"), terwijl de andere monitor kan worden gebruikt voor content sharing.
De vraag die dus beantwoord dient te worden; welke schermformaat is nodig én wil ik mijn gebruikers een enkel of dubbel scherm (dual screen) aanbieden?
We hebben nu bepaald op welke manier wij de gebruikers de mogelijkheid willen geven om online te vergaderen (native, bring your own device of hybride) en hebben het juiste scherm formaat uitgezocht. Maar hoe breng ik de gebruikers nu in beeld?
Het selecteren van de juiste camera is zeer belangrijk. Zo zijn er veel verschillende type camera's met elk hun eigen technologie. Je kunt kiezen voor een statisch beeld, maar wellicht wil je dat een gebruiker automatisch in beeld wordt gebracht wanneer hij start met praten (speaker tracking) óf juist dat de groep mensen in de vergaderruimte ten aller tijde goed wordt weergegeven, zelfs als ze verspreid over de ruimte zitten (group framing).
Uiteraard denken wij hier graag in mee!
In onze ogen één van de belangrijkste maar toch ook nog meest onderschatte facetten van het inrichten van een goede online vergaderruimte is de keuze voor welke microfonie. Daar waar de meeste online vergaderingen prima voortgezet kunnen worden wanneer het camerabeeld weg zou vallen, is een goede spraakverstaanbaarheid van zeer groot belang.
Ook voor deze stap zijn veel verschillende opties mogelijk. Denk hierbij aan de traditionele microfoons op tafel maar ook aan oplossingen die zijn weggewerkt in een systeemplafond of als pendel onder het plafond hangen. Tevens zijn er oplossingen die zijn weggewerkt in een soundbar en voor vele kleine tot middelgrote ruimten een perfecte oplossing vormen.
Een goed audio systeem in een videoconferencing ruimte is natuurlijk net zo belangrijk als de microfonie. Want ook dit onderdeel is onmisbaar voor een online vergadering.
Hierdoor is het noodzakelijk om bij videoconferencing niet te kiezen voor de luidsprekers die geïntegreerd zijn in een monitor, maar om juist externe luidsprekers of een soudbar te kiezen die gemaakt is voor spraakversterking.
Vooral in grotere vergaderruimten zijn dit vraagstukken waar een audiovisuele system integrator als AVisie écht zijn meerwaarde kan tonen.
Om een videoconferencing ruimte ook echt te doen slagen, is het essentieel dat de apparatuur betrouwbaar is en dat deze eveneens door iedereen te bedienen is. Bij voorkeur moet de videoconferencing met slechts een enkele druk op de knop te starten zijn. Met de toevoeging van een eenvoudig besturingssysteem of touchscreen wordt dit mogelijk gemaakt.
Om de gebruikers extra op hun gemak te stellen, is het dan ook mogelijk om de eerste periode na de installatie te voorzien in een simpele handleiding in de ruimte die ervoor zorgt dat welk gebruiker direct weet (en leert) hoe de ruimte te gebruiken.
Hier zie je een aantal voorbeelden van verschillende videoconferencing ruimten die AVisie de afgelopen periode heeft mogen inrichten.
Dit is wat ik zoek!