Videoconferencing, wat moet je weten?
Het hybride werken heeft de vraag naar gedegen online vergadermogelijkheden in een stroomversnelling gebracht. Vergaderingen worden nu veelal in online of hybride vorm gehouden en het ziet er niet naar uit dat dit ooit nog zal veranderen. Maar wat zijn nou eigenlijk de mogelijkheden voor jouw organisatie?
Native Teams
Native Zoom
"Bring Your Own Device"
Veel organisaties kiezen momenteel voor een zogeheten Teams of Zoom Room systeem. Hierdoor wordt de ruimte voorzien van bijvoorbeeld "native Teams".
Maar wat betekent dit nu precies?
Eigenlijk is het vrij simpel; een ruimte voorzien van native Teams (of Zoom), oftewel een Teams/Zoom Room, is een ruimte waar een vergadersysteem is geplaatst waar een eigen Teams (of Zoom) account op draait. Dit maakt het voor de gebruiker mogelijk om de ruimte uit te nodigen via Outlook wanneer de uitnodiging ook naar de andere deelnemers gaat. Hierdoor wordt niet alleen de ruimte geboekt, maar zal ook het vergadersysteem ervoor zorgen dat de ruimte klaar is voor gebruik bij aanvang van de online vergadering.
Druk simpelweg op de "Join" knop wanneer je de ruimte binnenkomt en de vergadering start direct. Je kunt vervolgens via verschillende technieken nog steeds je eigen presentatie of scherm delen in de vergadering, maar hebt niet perse een laptop nodig om online te kunnen vergaderen.
Er zijn ook veel organisaties die met meerdere online vergaderplatformen werken of om beleids- of budget technische redenen niet opteren voor een Room Systeem.
Voor dit type organisatie faciliteert AVisie een vergadersysteem waarbij de gebruiker simpelweg de laptop kan connecteren met de audiovisuele apparatuur in de ruimte. Dit betreft niet alleen een flatscreen en audiosysteem, maar ook een camera en microfoon(s). De laptop van de gebruiker wordt aangesloten middels HDMI en/of USB(-c) en kan zo gebruik maken van de camera, microfoon, luidsprekers en flatscreen of projectiesysteem in de ruimte.
Dit is volledig platform onafhankelijk en kan dus worden ingezet met Teams, Zoom, Google Meet, WebEx, Bluejeans of welk ander platform dan ook. Aangezien je dan vanaf je eigen laptop de online call initieert, noemen we dit "bring your own device".
Tot slot zijn er organisaties die zelf volledig met een bepaald vergaderplatform werken, zoals Teams, maar wel veel online vergaderingen voeren met klanten of relaties die van andere platformen gebruik maken.
Deze organisaties willen dus wel het gemak van (bijvoorbeeld) een Native Teams ruimte maar diens gebruikers ook de mogelijkheid geven om de apparatuur in deze ruimten volledig te benutten met andere vergaderplatformen.
Deze organisaties willen dus wel het gemak van (bijvoorbeeld) een Native Teams ruimte maar diens gebruikers ook de mogelijkheid geven om de apparatuur in deze ruimten volledig te benutten met andere vergaderplatformen.
Voor deze businesscases hebben wij een zogeheten hybride oplossing. AVisie implementeert dan een native vergadersysteem, die ook de mogelijkheid biedt om de laptop te connecteren en zo de camera, microfoon en andere apparatuur over te nemen van het vergadersysteem.
Dit geeft organisaties en diens gebruikers de ultieme vrijheid en waarborgt het tegelijkertijd de kwaliteit van de online vergaderingen.
Videovergaderen gebeurt zowel op kantoor als thuis, 6 tips om je thuiservaring te verbeteren!
Om de verspreiding van het coronavirus in te dammen, vraagt de overheid dat bedrijven hun werknemers zoveel mogelijk van thuis uit laten werken wanneer dat mogelijk is. Digitale tools, zoals videoconferencing, kunnen in deze situatie helpen om communicatie tussen collega’s te faciliteren en de bedrijfscontinuïteit te garanderen. Niet iedereen heeft evenwel al veel ervaring met virtueel vergaderen. Daarom zetten we voor de minder ervaren videobeller een aantal tips op een rij.
Eerst nog deze algemene tip: niet elke vergadering is noodzakelijk. In praktijk kan veel communicatie ook via e-mail of chat gebeuren en kunnen langs die weg even goed knopen worden doorgehakt. Vaak is dat zelfs efficiënter en het helpt de productiviteit. Toch is visueel contact met collega’s natuurlijk ook fijn en blijft voor sommige zaken een (video)vergadering de beste oplossing.
Eén aspect daarvan is een stabiele internetverbinding en dat geldt zeker wanneer je gaat videobellen. Idealiter verbind je je pc bekabeld via ethernet met het internet. Is dat geen optie, zorg dan op z’n minst dat je op je thuiswerkplek van een stabiele en snelle wifi-verbinding geniet. Zorg er ook voor dat je videoconferencingsoftware volledig is bijgewerkt, zodat je zonder vertraging aan meetings kan deelnemen en toegang hebt tot de laatste nieuwe functies. Neem even de tijd om die functies te leren kennen, zodat je ze optimaal kan gebruiken.
Een headset is eigenlijk onmisbaar vanwege de volgende voordelen. Wanneer je de luidsprekers en microfoon van je laptop gebruikt, ontstaan echo’s doordat de microfoon het geluid van de speakers oppikt. Bovendien vangt zo’n ingebouwde microfoon ook meer omgevingsgeluid op, omdat hij bedoeld is om op een afstand te gebruiken. Met een headset heb je geen last van echo’s en de microfoon werkt op korte afstand, zodat ook omgevingsgeluid minder een probleem vormt. Je hoeft er niet noodzakelijk veel geld tegenaan te smijten. De meegeleverde oortjes bij je smartphone kunnen al volstaan, maar wie op zoek is naar meer comfort kiest beter voor een on-ear of over-ear headset. Noise-cancelling is dan weer een interessante optie om ook voor jezelf omgevingsgeluid zoveel mogelijk weg te filteren.
Denk ook aan de positionering van je webcam. Gebruik je de ingebouwde camera van je laptop, zet de computer dan op een laptopstandaard of stapel boeken zodat de webcam op ooghoogte komt. Zo lijkt het alsof je naar je gesprekspartner(s) kijkt wanneer je naar het scherm kijkt. Hou ook rekening met de achtergrond. Zijn er dingen te zien die je liever niet in beeld hebt? Ruim ze dan op of verander je camerapositie. De meeste videoconferencingtools laten desnoods ook toe om een virtuele achtergrond in te stellen of je achtergrond te blurren. Denk ten slotte aan de belichting. Vermijd een felle lichtbron op de achtergrond, zodat je gezicht niet onderbelicht raakt. Ga liever met je gezicht naar een raam of andere lichtbron toe zitten.
Een gouden regel is om je microfoon te dempen wanneer je niet aan het woord bent. Op die manier vermijd je dat je microfoon storend achtergrondgeluid oppikt terwijl andere mensen aan het spreken zijn. Als je tijdens de meeting even iets anders moet doen of er iemand onverwacht binnenkomt, is het een goed idee om naast audio ook je video tijdelijk uit te zetten. Zo zorg je niet voor afleiding. Hou je instellingen altijd goed in de gaten. Het zou onhandig zijn dat je een minutenlange monoloog afsteekt, om daarna te ontdekken dat je microfoon nog uitstond.
Tijdens “normale” vergaderingen is het makkelijk om in te schatten wanneer je gesprekspartner klaar is met spreken en jij dus het woord kan overnemen. Tijdens een videogesprek zijn die signalen niet altijd even duidelijk en kan er bovendien vertraging op het geluid zitten, waardoor je sneller door elkaar gaat praten. Als je merkt dat dit voor problemen zorgt, kan je hierover beter afspraken maken. Spreek bijvoorbeeld af dat je signaleert wanneer je iets wil zeggen door je hand op te steken of dit aan te geven met een chatbericht. Zeker in grote groepsgesprekken is het nuttig dat iemand als moderator optreedt om alles in goede banen te leiden.
Tot slot is het tijdens een videogesprek ook mogelijk om je scherm te delen. Dat is handig om bijvoorbeeld een presentatie te tonen of iets te demonstreren. Hou er dan wel rekening mee dat alles wat jij op je scherm ziet ook zichtbaar is voor de andere deelnemers aan de vergadering. Sluit extra tabbladen en programma’s die niet open hoeven te staan en zorg dat je gevoelige of persoonlijke informatie verbergt. Je kan hiervoor eventueel gebruik maken van de optie in Windows en macOS om meerdere virtuele bureaubladen naast elkaar te gebruiken. Zo kan je één bureaublad reserveren voor je videogesprek, terwijl de rest van je werk op een ander bureaublad open staat.
Een impressie; hoe ziet de moderne videoconferencing ruimte er uit?
Zie onderstaande slideshow voor een impressie van oplossingen die AVisie heeft mogen faciliteren.
